La evolución en el desarrollo de gestión de flotas, continuará avanzando los próximos años, hacia un nivel de externalización y centralización cada vez mayor, teniendo como principal objetivo el control y reducción de costos.
Muchas de las funciones que se realizan en los sistemas de gestión de flotas de transporte, hoy se aplican en las empresas de manera interna, con actividades como la gestión de servicio a clientes, control de gasto de combustible, mantenimiento de vehículos y cálculos de productividad de operarios.
El servicio de gestión de flotas, se refiere específicamente al manejo adecuado y eficiente de los equipos y recursos con los que una empresa cuenta para el movimiento y traslado de sus mercaderías, controlando dos matices sustanciales: la veracidad de los datos, minimizando el riesgo de fraudes y el ahorro de tiempo, al no tener que estar realizando controles o llamadas constantes.
En general, las empresas dependiendo de su rubro, pueden contar con equipos de tracto camiones, ramplas para carga, bateas para carga a granel, chasis para transporte de contenedores, flotas de camiones menores y camionetas para la distribución de carga local, camiones frigoríficos, y otros equipos de apoyo tales como generadores para contenedores refrigerados.
Estos equipos pueden ser propios, arrendados u operados por un subcontrato. En cada caso, la buena gestión de la flota es clave tanto para el operador de los equipos como para los dueños de las mercaderías que se transportan.
Dentro de la gestión de flota de transportes, un aspecto de gran importancia es el control de los equipos cuando estos se encuentran en ruta hacia o desde los puntos de recogida o entrega de la carga.
A diferencia de los procesos industriales tradicionales que se llevan a cabo dentro de un mismo recinto, el proceso de traslado de la mercadería hacia o desde locaciones externas, hasta hace muy pocos años se caracterizaba por la imposibilidad de poder controlar la ubicación y condición de los equipos y carga, pasando a depender de lo que los conductores podían o querían informar.
Los gestores de flota de esos años, dependían en gran parte por la información que aportaban los conductores de los vehículos, ya fuera por llamadas o informes, lo que conllevaba a dos inconvenientes: la dependencia de la capacidad y honestidad de los trabajadores a la hora de realizar esos informes y el tiempo de gestión que suponía trasladar la información a un programa de gestión e interpretar los datos recogidos.
Con la masificación del GPS (Global Positioning System) y los softwares de seguimiento que de él se derivan, la situación de dependencia de lo que informaran o no los conductores de los equipos, pasó a ser algo del pasado.
Actualmente, mediante el uso del GPS y la telefonía móvil más servicios de softwares como el que Beetrack pone a disposición de sus clientes, ya no solo es posible disponer en cualquier momento de la ubicación de los móviles, sino que además del historial del trayecto completo seguido por otros aspectos tan importantes como es la visibilidad de cada vehículo en ruta, las notificaciones en tiempo real y el feedback con el cliente final.
Esto ha dado a los operadores logísticos una mayor y efectiva seguridad en el servicio que se presta, disminuyendo costos por atrasos, mermas, robos y seguros.
A pesar de esto, la tasa de penetración de sistemas de gestión de flota en Chile todavía es baja, pero crece aceleradamente, con un incremento en el segmento de compañías corporativas cercano al 6% al año, y un crecimiento de aproximadamente 100% anual.
A nivel global, especialmente en Estados Unidos y países de Europa, la penetración de este tipo de servicios es mayor, sin embargo, aún no ha alcanzado un alto nivel de maduración.
En Estados Unidos, sobre una base de 20 millones de camiones, sólo el 1,3 está siendo monitoreado, considerando que estos países partieron sólo 4 años antes que en Latinoamérica.
El crecimiento de los servicios de gestión de flota está creciendo principalmente por segmentos de mercado específicos, entre ellos, la industria del salmón, el retail y nichos como la distribución puerta a puerta a través de empresas de correo, mensajería y courier, las que requieren un monitoreo constante para asegurar altos niveles de calidad de servicio
“Obtener una ventaja estratégica desde la relación con clientes leales requiere de una verdadera diferenciación en la experiencia que ofreces. En muchos casos esto incluye no solo tener grandes productos a precios competitivos, sino también depende de la calidad de tus entregas, un servicio personalizado y un nivel de respuestas y colaboración muy alto”
Bain & Company Brief, February 2014
El ahorro de costos y las mejoras en los servicios logísticos son factores clave en la competitividad, mientras que a su vez, el mantenimiento de los activos, necesarios para la realización de los servicios logísticos, influye de manera fundamental tanto para el coste de cada gestión como en la calidad del servicio.
Frente a esto, se debe entender que la tendencia de los servicios de gestión de flotas está enfocada en otorgar técnicas predictivas a cada servicio y en tiempo real, con la finalidad de pronosticar cómo será la trazabilidad del servicio completo.
Los clientes también deben organizar sus propios tiempos y compromisos, por lo que contar con un servicio de software de seguimiento es esencial para mantenerlos informados del estado y/o ubicación de su despacho.
Según resultados de un estudio realizado por AberdeenGroup “Field Service 2012: Mobile Tools for the Right Technician””, en promedio, las empresas que cuentan con un sistema de gestión de flota, son capaces de comunicar a sus clientes la ubicación del vehículo el 31% de las veces, frente a otras compañías que solo pueden hacerlo un 8%.
Esto se traduce en un mejor servicio y clientes más satisfechos, por lo que las empresas están tomando nuevas decisiones, cambiando el enfoque del producto por uno orientado hacia el valor agregado al cliente.
En este sentido, un servicio de software de seguimiento para la gestión de flotas, además de otorgar visibilidad de las actividades en terreno, también permite anticipar potenciales problemas, fomentando la empatía de sentir cercanía con el área comercial y ofreciendo a los clientes una mejor percepción del servicio entregado.
El objetivo sigue siendo el mismo: gestionar la flota de la empresa buscando maximizar su productividad y el ahorro. La diferencia radica en los medios utilizados, y en la gran ventaja que supone, en términos de ahorro de tiempo y eficiencia de los resultados, el uso de las soluciones de gestión de flota.