Aunque las funciones del departamento de almacén pueden parecer las mismas en principio, también pueden definirse de acuerdo a la naturaleza de la bodega de la que estemos hablando. De esta manera, cada tipo de almacén cumple una función distinta dentro de la cadena de suministro.
Por ello, dependiendo de su estructura, el manejo de la mercancía, sus funciones logísticas y grado de automatización deberemos definir las actividades y responsabilidades del personal a la hora de diseñar un manual de funciones de los almacenistas.
En la cadena de suministro, las principales funciones del departamento de almacén son:
Veamos en qué consisten cada una de estas funciones del departamento de almacén:.
Es el proceso de dar entrada a la mercancía que se envía desde el centro de producción o, bien, por parte de los proveedores. En este, se debe comprobar que la mercancía coincida con la información presente en los albaranes. De modo que entre las funciones del departamento de almacén también está el control de calidad y características correspondientes a los lotes.
El departamento de almacén debe asegurarse alojar de forma correcta cada producto de acuerdo a sus características físicas. Por ejemplo, la distribución de un almacén debe contar con espacios amplios sí frecuentemente recibe grandes lotes de equipos electrodomésticos o cualquier otra mercancía de gran tamaño.
Entre las principales funciones del departamento de almacén está el registro contable de la entrada y salida de mercancía en la bodega.
Para administrar estas operaciones se emplean sistemas WMS, a fin de optimizar la gestión del inventario cíclico, la demanda de los productos, sus entradas y salidas del almacén, así como para prevenir discrepancias, disminuir los costes de almacenamiento, etc.
El sistema de almacenamiento debe asegurar el buen estado y la calidad de la mercancía para lograr este fin, y cumplir juiciosamente con las normativas de higiene y de seguridad especial para el cuidado de cada producto y material. Por ejemplo, si se trata de productos que requieren mantenerse en refrigeración, debe disponer de la maquinaria y ambientación necesaria para su almacenaje dentro de la cadena de frío. De esta manera, se garantiza la seguridad de los productos.
Otra de las principales funciones del departamento de almacén es cumplir con la preparación de los pedidos que se realizan desde los locales de venta o, bien, que realizan los clientes directamente. Por ello, las actividades de logística de selección y embalaje deben diseñarse de acuerdo a la frecuencia de la demanda, el tamaño de los lotes y las características de la mercancía.
Hasta ahora hemos explicado a grandes rasgos las principales funciones del departamento de almacén. Sin embargo, es bien sabido que existen distintos tipos de almacenamiento, cada uno con sus propias características y funciones.
De modo que podemos encontrar operaciones específicas para los tipos de almacén de acuerdo a sus funciones logísticas, su estructura, el tipo de mercancía que almacenan y su grado de automatización.
De acuerdo a las funciones que cumplan dentro de la cadena de suministro y la red logística, podemos encontrar tipos de almacén como los siguientes:
Según la naturaleza de las mercancías que se alojen en el almacén y su logística de almacenamiento, estos departamentos se pueden agrupar de la siguiente forma:
Las funciones del departamento de almacén también pueden variar de acuerdo al nivel de inversión tecnológica con el que se cuenta.
Por último, podemos agrupar los tipos de almacén y sus funciones de acuerdo a sus características estructurales.
Si pudiéramos destacar una de las funciones del departamento de almacén, sería el seguimiento y control de entradas y salidas de almacén. La importancia de este balance se debe a la posibilidad de estar al tanto de cómo se mueve la mercancía dentro de la bodega. Así como poder detectar y reportar cualquier discrepancia entre la mercancía que entra sale y los albaranes.
En este sentido, la función de los inventarios es ayudar a reducir los costos, acelerar los procesos logísticos, prevenir los fraudes, evitar los quiebres de stock en los locales de venta y consumo. Por ende, si se descuidan las entradas y salidas de almacén, se vería afectado el funcionamiento de toda la cadena de suministro.
Para garantizar un desempeño eficiente dentro de las bodegas lo recomendable es diseñar el manual de funciones de un almacenista. En este se debe plasmar la información correspondiente no solo a las tareas que el profesional debe realizar, sino también su rol frente a los proveedores, subordinados, el coordinador de logística, directivos y demás players.
De modo que, el manual de funciones de un almacenista debe estar conformado por:
Es importante resaltar que un manual de funciones del departamento de almacén puede variar de acuerdo a las necesidades y objetivos de cada organización. Para conseguir una mayor precisión, lo ideal es implementar sistemas de medición y optimización a fin de impulsar no solo la logística del almacén sino también, las fortalezas competitivas de la empresa en el mercado.