Ciclo de Deming: ejemplos, etapas, importancia, ventajas y desventajas

El ciclo de Deming es un sistema que busca la optimización constante de las actividades empresariales a través de cuatro etapas. Una vez que se llega a la última etapa, la empresa debe volver a comenzar, promoviendo así una autoevaluación continua que le permita identificar oportunidades de mejora en cada proceso. 

Etapas del ciclo de Deming

El ciclo de Deming es también es denominado ciclo PDCA, por sus siglas en inglés de las etapas Plan, Do, Check y Act. De igual manera, se le conoce como espiral de mejora continua o ciclo PHVA, debido a la traducción en español de sus etapas Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.

La aplicación de estas 4 etapas del ciclo de Deming permite reevaluar los procesos una y otra vez, de forma cíclica, asegurando así el progreso continuo de la organización.

A continuación, explicamos cada una de las etapas del ciclo de Deming: 

1. Plan (planificar): es la primera etapa del ciclo de Deming y es donde se identifica el problema, se crean objetivos para solucionarlo (como los SMART) y se designan los deberes para lograr dichos objetivos.
2. Do (hacer): en la segunda etapa del ciclo PHVA los empleados empiezan a trabajar en los cambios para lograr los objetivos planteados, bajo instrucciones previas. En este proceso es recomendable mantener al equipo supervisado y, de ser necesario, hacer una prueba piloto.
3. Check (verificar): transcurrido un periodo de tiempo previamente definido desde que se comienzan a hacer las actividades, en la tercera etapa del ciclo de Deming se procede a evaluar los resultados con base en los KPI seleccionados para cada objetivo. De este análisis se comprueba la eficiencia y eficacia de las acciones tomadas.
4. Act (Actuar): en la “última” etapa del ciclo de Deming se toman decisiones con base en el aprendizaje obtenido. Si hubo fallas, se definen acciones correctivas. Si, por el contrario, los resultados fueron óptimos, se documenta dicho cambio y se integra dentro de los procesos empresariales.

Importancia del ciclo de Deming o PDCA

La logística de una empresa siempre tiene oportunidades de mejora continua, de aquí la importancia del ciclo de Deming, ya que este es el que permite identificarlas y aprovecharlas. Implementar el PDCA le permite al departamento logístico definir nuevas y mejoradas soluciones de forma continuada en el tiempo, planteando retos constantes que permitan renovar gradualmente las prácticas obsoletas.

En este sentido, la importancia del ciclo de Deming se basa en que, cuando se hace la evaluación de la logística de forma continua, se logran detectar fallas o actividades innecesarias. Por tanto, tomar decisiones para solucionar estos obstáculos a través de las etapas del ciclo de Deming permite aumentar la productividad, reducir los costos, incrementar la rentabilidad e impulsar la competitividad empresarial.

Ventajas y desventajas del ciclo de Deming

La aplicación de las etapas del PDCA, a pesar de ser favorecedora en muchos aspectos, también tiene ciertas limitaciones en el área de la logística. Por ello, a continuación, señalamos algunas ventajas y desventajas del ciclo de Deming: 

• Ventajas del ciclo de Deming

Entre las ventajas del ciclo de Deming para la logística podemos resaltar las siguientes:

1. Mejora continua: gracias al ciclo de Deming, el departamento logístico puede mantenerse implementando soluciones constantes y actualizadas a sus problemas, pero también ir mejorando aún más sus puntos fuertes. Con ello,  la organización se mantiene a la vanguardia en su sector a través de estrategias empresariales que se transforman en ventajas competitivas. 
2. Incremento de productividad: el ciclo PDCA le permite a la empresa encontrar y solucionar problemas que perjudican la eficiencia y la eficacia de los procesos y del personal, incluso de los proveedores. De esta forma, el departamento de logística es capaz de reducir tiempos muertos, costos innecesarios o procesos tardíos, y aplicar técnicas para hacer que el personal aporte más valor operativo.
3. Aplicación ilimitada: una de las mayores ventajas de las etapas del ciclo de Deming es que se pueden aplicar las veces que sea necesario y en cualquier sector de la logística. Esto permite perfeccionar las operaciones logísticas en los distintos departamentos, creando un engranaje efectivo con mínimos márgenes de error.

• Desventajas del ciclo de Deming

Entre las desventajas del ciclo de Deming para la logística podemos señalar las siguientes:

• Lentitud: la ejecución metódica de las etapas del ciclo de Deming hace que la identificación y la resolución de los incidentes sea tardío en muchos casos. Esto lo convierte en un recurso ineficiente para resolver emergencias operacionales o problemas logísticos de corto plazo.
• Susceptible a imprevistos: el ciclo PDCA es más efectivo cuando las condiciones logísticas del entorno son estables (de acuerdo a lo planificado). Las variables externas o imprevistos (clima desfavorable o disminución de la demanda, por ejemplo) influyen en el resultado.

Ejemplos del ciclo de Deming

La aplicación de las etapas ciclo de Deming en logística puede arrojar resultados importantes, más aún si se apoya del uso de tecnologías especializadas para el proceso de mejora continua. Una de ellas es Beetrack, un software especializado en la planificación de rutas de distribución, seguimiento en tiempo real de las entregas de última milla, gestión de despachos y análisis de la satisfacción del cliente.  De esta manera, herramientas como Beetrack encajan perfectamente con cada etapa del ciclo PDCA, optimizando así los resultados.

A continuación, desarrollamos algunos ejemplos del ciclo de Deming en logística apoyado con Beetrack en cada etapa de mejora continua:

1. Ejemplo del ciclo de Deming en la etapa de Planificar

Ejemplo del ciclo de Deming con PlannerPro

Supongamos que durante el proceso de planificación logística, tu empresa se plantea el objetivo de acortar los tiempos de entrega un 20% en el próximo mes. Una de las alternativas para lograrlo es optimizando las rutas de entrega. 

La empresa ve la oportunidad de perfeccionar este proceso implementando la función de PlannerPro by Beetrack, que se encarga de la planificación y optimización de rutas de distribución teniendo en cuenta variables como ventanas horarias, capacidades de los vehículos, tiempos pautados con los clientes, entre otros. De esta manera, se da inicio a la primera etapa del ciclo de Deming ("planificación") para la optimización de las rutas logísticas.

2. Ejemplo del ciclo de Deming en la etapa de Hacer

Una vez culminado el proceso de planificación, es el momento de llevar los planes a la práctica. Entonces, se gestionan los despachos y a cada transportista se le asigna una ruta optimizada. De esta manera, los repartidores empiezan a trabajar de manera más ordenada y coordinada, persiguiendo el objetivo de reducir los tiempos de entrega en un 20%. En otras palabras, en esta segunda etapa del ciclo de Deming se comienza a hacer lo que ya habías planificado.

3. Ejemplo del ciclo de Deming en la etapa de Verificar

Ejemplo del ciclo de Deming con LastMile

Mientras las rutas planificadas ya se encuentran en ejecución por parte de los transportistas, es momento de monitorizar todo los procesos de entrega, con la finalidad de verificar que se está cumpliendo con lo planificado y que se está logrando el objetivo de maximizar la eficiencia de cada reparto.

En este punto, para la tercera etapa del ciclo de Deming ("verificación"), la empresa decide utilizar la función LastMile by Beetrack. Esta función utiliza el A-GPS de los teléfonos móviles de los conductores para hacerles seguimiento en tiempo real durante las entregas de última milla.

Así, en este ejemplo del ciclo de Deming, como gerente de logística logras vigilar en todo momento el trabajo de tus transportistas, asegurándose que están respetando las nuevas rutas, que no hacen desvíos innecesarios y que no haya percances durante el proceso de despacho. 

La verificación en tiempo real se complementa con el uso de indicadores logísticos. En este ejemplo del ciclo de Deming, la empresa le hace seguimiento al KPI de “cumplimiento de entregas” disponible en la plataforma Beetrack. Los resultados que arroja este KPI permiten observar datos determinantes como: 

1. Entregas a tiempo, atrasadas y adelantadas.
2. Promedio de la gestión de entrega en minutos.
3. Minutos de la entrega más larga.

Posterior al análisis de los resultados, la empresa ha concluido que se ha logrado el objetivo inicial: acortar los tiempos de entrega un 20%, ya que la planificación de rutas hecha mediante PlannerPro fue bastante óptima.

4. Ejemplo del ciclo de Deming en la etapa de Actuar

Finalmente, supongamos que la empresa decide estandarizar las nuevas rutas dentro de su sistema diario de entregas de última milla, reemplazando a todas las anteriores. Con esto, logra incrementar su productividad, al hacer más entregas en un día. También, se producen otros beneficios como el ahorro de combustible y el mayor cuidado de los vehículos al tener que recorrer menos kilómetros por cada entrega.

Finalmente, tanto en este ejemplo del ciclo de Deming como en cualquier caso real, el uso de herramientas especializadas en mejora continua le permite a las empresas logísticas tener soluciones rápidas, acertadas y efectivas. De esta manera, se facilita la toma de decisiones, el trabajo en equipo y el cumplimiento de metas a mediano y a largo plazo en cuanto a factores como el ahorro de tiempo y dinero.