La Importancia de la Logística de Distribución Durante Navidad

Ya nos encontramos próximos a una nueva navidad, los regalos ya están listos y los niños esperan ansiosos el día 25 por la mañana. Pero la real magia de la navidad no es lo que sucede a plena y simple vista de todos, es la maquinaria logística de distribución que meses antes comienza a ejecutarse en las entrañas del polo norte, donde Santa y sus ayudantes trabajan día y noche para cumplir con las exigencias que conlleva despachar regalos alrededor del mundo y garantizar un día de felicidad para cada niño.

En un principio el negocio era sencillo – Los regalos eran manufacturados en el polo norte y distribuidos por la misma empresa SANTA S.A

Hoy las cosas han cambiado de manera significativa.

Santa ya no es responsable de gestionar una pequeña “Startup”, hoy se encuentra a la cabeza de una corporación multinacional encargada de desarrollar, distribuir y despachar regalos alrededor del mundo, una verdadera maquinaria de logística de distribución. Un proceso que año a año se ha hecho más complejo dada las exigencias de los niños modernos – Generando no pocos rechazos y una que otra huelga organizada por el sindicato de elfos.

Esto ha generado que se tengan que generar alianzas y contratar servicios que ayuden tanto en la parte de desarrollo como de logística y distribución de cada regalo. La multinacional SANTA S.A se ha convertido en una verdadera maquinaria logística y este año hemos tenido acceso privilegiado a entender de cerca como año tras año han sido la empresa número 1 en términos de la calidad, rapidez y gestión de sus despachos.

Integrando la tecnología en el Polo Norte

Entendiendo las problemáticas que SANTA S.A. podría llegar a tener, en Beetrack no podíamos dejar de preguntarnos:

¿Qué pasa si llevamos esta impresionante operación logística al plano digital?

Queríamos entender de qué forma podíamos prestarles una mano a Santa y sus ayudantes en los nuevos desafíos por venir y mostrarles que el futuro de las empresas que implementan estrategias de logística de distribución se encuentra en sistemas tecnológicos que apoyan su trabajo.

A continuación exploramos esta idea con Rudolph – Gerente de Logística en Santa S.A. – Para entender como a través de la tecnología podíamos mantener y potenciar la inolvidable experiencia que nos traen cada navidad.

“Este no es un proceso que comienza en Diciembre” – Nos cuenta Rudolph

Durante todo el año, los Elfos de Santa trabajan en contra del tiempo para crear millones de juguetes en preparación para Navidad. Los procesos de gestión y logística de distribución detrás de este trabajo son enormes, el cual se divide en dos secciones: Seguimiento interno y externo de productos.

“Cada semana recibimos nuevos materiales para el armado y construcción de cada juguete. Nuestro almacén está localizado a la entrada del parque SANTA S.A, es aquí donde todos los despachos productos son recibidos y donde los primeros desafíos comienzan. De aquí es de donde debemos administrar los distintos materiales a los elfos responsables de las áreas de desarrollo de la forma más rápida y precisa posible, para esto contamos con una flota interna de transporte que nos ayuda acelerar esta tarea, pero que más de una vez al año nos causa un dolor de cabeza debido a los problemas de comunicación y administración que conlleva manejar un negocio que produce billones de juguetes al año!”

Industria SANTA S.A.

Pudimos observar que el proceso de logística es uno de los desafíos más importantes que tanto Rudolph, como el mismísimo Santa, deben enfrentar en el día a día de la operación. Donde el foco central está en la calidad y tiempo de los despachos.

“Todos los despachos deben ocurrir a tiempo” nos comenta Mr.Jingles – Elfo administrador de la zona B de SANTA S.A. – “De otra forma toda la sección comienza a quedarse atrás en los tiempos de entrega para el control de calidad de los productos. Es de vital importancia para nosotros saber con claridad donde se encuentra cada paquete y cuando será entregado. La transparencia del proceso de despacho es la clave en el éxito de nuestro trabajo.”

Para alcanzar estos niveles de transparencia, SANTA S.A. ha implementado un sistema de análisis interno de KPIs relacionado a sus entregas. Todos los despachos son seguidos y registrados desde el momento que salen del almacén principal hasta que son entregados al equipo de desarrollo.

“El análisis de estos datos es tan importante para nuestra logística de distribución a nivel interno como externo el día de Navidad. Se podría decir que internamente afinamos todos los detalles de control para el gran día, donde nos centramos en dos puntos clave; Simpleza y Eficiencia”

- Cada vez que recibimos un pedido, estos son asignados a uno de nuestros Renos encargados de hacer el despacho.

- Para cada Reno creamos una ruta con todas las zonas dentro del parque SANTA S.A. donde debe realizar el despacho.

- Cada Reno tiene un dispositivo móvil el cual es nuestra fuente de comunicación entre el reno y los distintos puntos de despacho.

- Cuando un elfo recibe un paquete, ellos deben confirmar el despacho a través de su teléfono. En algunos casos se exige el uso de fotografías para confirmar el estado del despacho (Chocolates son un claro ejemplo de un producto que debemos verificar su estado de llegada)

Planeando la logística de distribución para Navidad

“Planear navidad no es algo que se hace el día anterior. Hay un trabajo muy grande por atrás realizado con meses de antelación” - Nos comenta Sr. Santa.

El proceso de calendarización y destino de nuestra flota de Renos comienza a principios de año. A medida que los que los juguetes comienzan a quedar listos y empezamos a generar los matchs entre niño y regalo, se comienza a crear un proceso de logística de distribución donde las rutas son asignadas por zonas geográficas. Todas las rutas deben estar listas una semana antes de nochebuena.

“La clave del éxito está en la flexibilidad y adaptabilidad que hemos conseguido como empresa a través de distintas herramientas tecnológicas que potencian nuestro propósito – Hacer felices a los niños del mundo” – Sr. Santa

Para esto SANTA S.A. está trabajando en 5 pilares fundamentales para garantizar una increíble navidad.

• Cada niño que se ha comportado como debe recibirá un regalo

Desde la fundación de SANTA S.A, hace ya varios siglos atrás, se ha tomado este punto muy enserio. Cada niño que ha sido bueno o realizado una acción de bien con los demás debe recibir su merecido regalo. Nada se deja al azar bajo el control de Mr. Santa.

• Las decisiones de despachos deben ser 100% acertadas

No puede haber errores el día de Navidad. Despachar 1.9 billones de regalos no es algo trivial, por ello la data es vital en la toma de decisiones. Todo este proceso logístico es implementado en base a las estadísticas e información recopilada años anteriores que sirven de lección para mejorar cada año.

• Manejo de problemas de forma inmediata

Administrar el mayor evento logístico del año a nivel mundial no es fácil. Siempre ocurre más de un problema, pero de ser atendidos rápidamente no generan mayores dificultades. Lo importante es atacar la raíz de la situación y para ello se debe tener claridad de todo el sistema.

• Conocer en todo momento donde están los regalos

Mientras Mr. Santa y los renos entregan los regalos alrededor del mundo, los Elfos quedan a cargo de controlar, a través de distintos indicadores en tiempo real, el estado de cada uno de los regalos.

• Feedback y comentarios son obligatorios

Cada carta recibida para el día de Navidad es almacenada y procesada para obtener información relevante de cada niño. A partir de aquí se genera una gestión individual para garantizar un 100% de felicidad en la entrega de sus regalos.

Leche y galletas el NPS navideño

Como nos cuenta Mr. Santa, la clave del éxito se da en el manejo centralizado de toda la información de su logística de distribución. Esto le permite ver en tiempo real el estado de cada despacho y entrega de cada uno de los regalos, para así en caso de cualquier problema, poder actuar de manera rápida y efectiva, lo que garantiza que cada niño reciba su regalo el día de navidad.

Sin embargo, lo más importante para él es no desconocer la magia que existe detrás de este día.

“Aquellos que realmente creen son siempre recompensados con la verdad” – Santa Claus

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