Características del control en logística, elementos, tipos e importancia

Hoy más que nunca es necesario conocer cuáles son las características del control en logística que deben aplicar las empresas para asegurar entregas rápidas y sin inconvenientes para el cliente final. Más aún teniendo en cuenta que existen diferentes tipos de control, cada uno con sus características, elementos e importancia particulares.

En el presente artículo primero repasamos los aspectos más generales del control, y después nos centramos en las características del control aplicado al transporte logístico. La importancia de este tipo de control es extrema, porque según el reporte Shortening the last mile de DHL, tres de cada cuatro compradores online están dispuestos a pagar más si a cambio obtienen un envío de sus productos mucho más rápido. Así, a las empresas logísticas les urge cada vez más optimizar la entrega de mercancías.

Importancia de las características del control

Conocer las características del control es importante porque te permite descubrir cómo implementar mecanismos sofisticados, prácticos y económicos para mantener una monitorización constante sobre el desarrollo de cualquier tipo de procesos.

En este sentido, al no entender las diferentes características del control entonces se empiezan a desarrollar procesos con altos márgenes de error, impidiéndote además que puedas tomar acciones preventivas, anticipar a fallos, prever posibles resultados, etc.

Tipos de control

Entre los principales tipos de control que se pueden implementar en el mundo de la logística se encuentran los siguientes:

• Control administrativo

• Control de calidad

• Control de transporte

Control administrativo

El control administrativo es el que se aplica en los procesos relacionados con la administración interna del negocio logístico. Esto incluye mantener un orden y control sobre los procesos de compra de mercancías y de abastecimiento de materias primas, adquisición de maquinarias y repuestos, asignación de recursos, tercerización a operadores logísticos, entre otros.

Control de calidad

El control de calidad se puede implementar en múltiples áreas. Por ejemplo, un tipo de control de calidad muy importante es el que se aplica sobre el proceso de compra del cliente. La empresa siempre tiene que garantizar que el cliente viva una experiencia satisfactoria, agradable, cómoda y rápida. Para lograrlo, existen diferentes técnicas que permiten evaluar la calidad de la experiencia de compra. Una de ellas es la implementación de encuestas de satisfacción como la CSAT y el NPS.

Control de transporte

Una de las áreas más críticas en logística en la distribución de mercancías. Por lo tanto, el control de transporte es fundamental para medir el rendimiento de las entregas, la cantidad de entregas fallidas y exitosas, la productividad de los transportistas, la eficiencia de la planificación de rutas, entre otros.

Elementos del control

Indistintamente del tipo de control que se aplique, ya sea control administrativo, de calidad o cualquier otro, este tiene que estar conformado por una serie de elementos que permitan el correcto levantamiento de la información y una adecuada monitorización del proceso a evaluar.

En este sentido, los elementos del control son los siguientes:

• Herramientas: en el mercado existen diferentes herramientas a través de las cuales se puede digitalizar y automatizar el control de los procesos. Hay herramientas especializadas para el control administrativo, control para las entregas de última milla, entre otras que pertenecen a la categoría de Sistemas de Información Logística.
• Personas: la implementación de herramientas digitales para el control exige la presencia de personal capacitado para utilizar dichos sistemas. Es cierto que las herramientas son capaces de automatizar algunos tipos de control, pero son las personas las que realizan el análisis de los indicadores de rendimiento, toman decisiones estratégicas, configuran los parámetros de las tecnologías de monitorización, entre otros.

Características del control en logística

Las principales características del control en la logística de transporte son:

• Planificación de rutas
• Seguimiento y visibilidad
• Comunicación operador-conductor
• Monitorización de variables

Características del control mediante la Planificación de rutas

La planificación de rutas de distribución es una de las características del control más importantes para intentar asegurar una entrega exitosa. Antes de que los productos sean despachados y de que el conductor comience su recorrido, es necesario prestablecer qué vías debe tomar el transportista y en qué horario para realizar cada una de las entregas en los tiempos indicados.

Para esta planificación es necesario contemplar variables internas como la ubicación de los diferentes puntos de entrega, y variables externas como los niveles de tráfico de las distintas vías. Por ejemplo, según el reporte de INRIX, Ciudad de México es una de las cinco ciudades más congestionadas del mundo. En estos casos la selección de las vías con menos tránsito es una de las características del control del transporte logístico en México.

También, se pueden consultar plataformas como la Red Nacional de Caminos (RNC) de México para identificar cuáles vías están pavimentadas y cuáles no. Esto con el objetivo de tomar aquellas rutas que representen un menor desgaste para los vehículos.

Características del control sobre el Seguimiento y la Visibilidad

Una vez los productos son despachados y los distintos conductores ya se encuentran en camino, el seguimiento por rastreo satelital de los vehículos es una de las características del control que debe cumplir el centro logístico. Este seguimiento de las unidades permite tener una visibilidad en tiempo real de la ubicación de cada una de estas.

Gracias al control de vehículos mediante el monitoreo GPS, tanto la empresa como los clientes pueden monitorizar por dónde se encuentran los productos y cuál es el tiempo estimado de llegada hasta el punto de entrega. Además, estas características del control sobre el seguimiento satelital ayudan a detectar anomalías en los procesos de entrega por parte de los conductores, ya sean paradas no planificadas o desvíos de las rutas estipuladas. Así como también se pueden detectar obstáculos en el camino que ralenticen el transporte logístico.

Características del control sobre la Comunicación operador-conductor

La comunicación entre el operador logístico y los conductores es una de las características del control que le permite a ambas partes tener acceso a información que de otra manera no pudiesen obtener.

Por un lado, el centro logístico puede conocer, a través del conductor, cualquier eventualidad que suceda durante el recorrido, desde fallas mecánicas hasta vías bloqueadas. Por otro lado, el conductor puede conocer, a través del centro logístico, alguna noticia o anuncio donde se informe en el que se informe sobre eventos públicos en alguna vía, por ejemplo.

De esta manera, el intercambio de información es una de las características del control logístico que promueve el trabajo en equipo en favor de lograr entregas exitosas por parte de las flotas vehiculares.

Características del control en cuanto a Monitorización de variables

Siguiendo la misma línea de las características del control anteriores sobre el seguimiento y la comunicación, la monitorización de variables externas por parte del centro logístico es fundamental para que los transportistas logren sus objetivos de entregas.

En este sentido, el centro logístico debe monitorear en tiempo real a través de distintos medios de comunicación y supervisión las variables que puedan afectar al transporte. Por ejemplo:

• Pronósticos sobre un clima lluvioso
• Anuncios sobre el bloqueo de una vía principal
• Reportes sobre los niveles de tráfico y posibles congestionamientos
• Noticias sobre accidentes en alguna carretera de la ruta de distribución

Etapas del control

En líneas generales, las etapas del control para su implementación exitosa son las siguientes:

1. Identificación del proceso: lo primero que hay que hacer es responder la pregunta ¿qué proceso hay que controlar?. Por ejemplo, si se trata del control administrativo, de calidad, de productividad del personal, o cualquier otro.
2. Asignación de responsabilidades: se debe elegir a un responsable de llevar a cabo el control del proceso previamente identificado. Este puede ser el gerente de operaciones, de bodega, de piso de ventas, de transporte, etc.
3. Establecimiento de indicadores: uno de los aspectos más importantes del control son sus indicadores de medición. Estas son métricas a través de las cuales se van evaluando todos los parámetros críticos del proceso a controlar. Por ejemplo, si se trata sobre el control del transporte, entonces un KPI logístico puede ser cantidad de entregas fallidas diarias.
4. Selección de la herramienta: la gestión de los indicadores se debería hacer idealmente con una herramienta digital especializada en cada área. Por ejemplo, hay sistemas de administración de flotas específicos para automatizar la gestión de KPI aplicados a las entregas de última milla.
5. Análisis de datos: finalmente, después de la recolección de datos críticos sobre el proceso en cuestión, viene el análisis de dichos datos por parte de la persona responsable. Esta tiene el deber de interpretar los datos para llegar a una conclusión sobre el problema (en el caso que lo haya) y su posible solución.

Dentro del sector de la distribución logística, para optimizar las características del control explicadas anteriormente existen software de transporte que se pueden conectar con gestores de mapas como Google Maps. Al hacerlo, dichos sistemas le permiten al centro logístico acceder a reportes de otros usuarios sobre eventualidades en las distintas vías terrestres. Esto a través, por ejemplo, de la funcionalidad de Google Maps para el intercambio de información entre los mismos usuarios en cuanto a elementos como:

• Áreas de construcción
• Carreteras bloqueadas
• Obstáculos en el camino
• Vehículos accidentados en las vías

En el eBook sobre 11 Desafíos logísticos en los despachos se explica a profundidad cómo superar los principales obstáculos en las entregas de última milla.

Ante todo este panorama, contar con soluciones digitales como Beetrack, que permite la planificación de rutas, el seguimiento en tiempo real, la comunicación con los transportistas y la monitorización de variables es fundamental para aquellas empresas que necesitan mejorar sus características del control logístico.