TMS: significado y tipos de plataformas de Transport Management System

Los sistemas TMS son parte de las plataformas de gestión de flotas de transporte que más han aumentado su cantidad de usuarios desde el 2019. Desde ese año la tendencia se encontraba en un 64%, pero la cantidad de empresas que incursionaron en este modelo de innovación tecnológica para el 2020 aumentaron en un 8%, dejando como resultado un 72%. Además, el 32% de estas empresas obtuvo un rendimiento excepcional, recibiendo el retorno de la inversión inicial en un lapso aproximado de seis meses. 

Esta información acerca del número de flotas vehiculares que usan herramientas tecnológicas de rastreo, como los TMS, es tomada del reciente “2021 Fleet Technology Trends Report”, realizado por Verizon Connect. Se espera que para este año la tendencia siga y aumente de forma exponencial. Cabe aclarar que este aumento acelerado se debe a las medidas que tuvieron que tomar muchas empresas a causa de la crisis del sector provocada por el Covid 19.

Significado de TMS

En general, una plataforma TMS (Transport Management System) es un software para transporte que le da la opción al usuario de automatizar muchos de sus procesos logísticos, dando como resultado una mejora sustancial en el servicio y la eficiencia en cada fase de la cadena de suministros. Este es el principal significado de TMS.

Un sistema TMS administra de forma inteligente y sistematizada la información proveniente de las actividades logísticas que se dan en la empresa para el beneficio operativo de la organización. La materia prima de su gestión radica en las dinámicas de la distribución y entrega de mercancías. Otro de los objetivos de una plataforma TMS es estructurar la administración de la flota de vehículos de carga.

Esta información que conforma el significado de TMS también será de utilidad para los informes que necesiten los proveedores, las empresas de transporte, los clientes, etc.

Tipos de TMS

Cuando revisamos la historia de los TMS nos damos cuenta que son un gran ejemplo de los avances tecnológicos en la industria logística de los últimos tiempos. Los tipos de TMS se dividen en los softwares “on premise” y los “cloud”.

En algún momento una plataforma TMS requería que sus usuarios tuvieran instalada una licencia que daba el control de su funcionamiento. Además sus actualizaciones dependían de investigar constantemente la aparición de las nuevas versiones, y después debían ser instaladas con la asistencia de un experto en TMS.

Pero con la llegada del almacenamiento virtual de información, la situación del software de TMS también se transformó, ya que ahora no se depende de los servidores con los que cuente la empresa, en la actualidad tampoco se presenta una limitante por el ancho de la banda y se actualizan automáticamente debido a la ventaja de almacenarse en la nube, de ahí el nombre de este TMS (Transport Management System): “cloud”.

Otras ventajas que presenta el TMS “Cloud” es la posibilidad de conectarse con los sistemas de administración de órdenes (WMS, por sus siglas en inglés Warehouse Management System), con mapas de geolocalización, y realizar cargas de todo tipo de datos, herramientas y documentación. Así se pueden ver con claridad sus ventajas al comparar los tipos de TMS.

Ventajas de una plataforma TMS

A continuación podemos ver las principales ventajas que ofrece la utilización de una plataforma TMS:

• Reducción de costes administrativos: con un software de TMS se pueden manejar grandes volúmenes de información sin necesidad de aumentar su número de operadores. Así la empresa puede reagrupar todos sus servicios de transporte en un solo servidor y automatizar la gran mayoría de sus tareas.

Reducción de costes de transporte: en este aspecto un TMS básicamente organiza todos los pedidos y las rutas con un sistema probado por completo. Esto reducirá la cantidad de kilómetros recorridos, mejorará la selección del transportista y la administración de flotas, controlará el proceso de facturación, etc.

Ejemplo de software TMS

Un software de TMS puede cumplir con una gran variedad de funciones, como optimizar las rutas de la cadena de suministros, optimizar las características de la carga dependiendo de la ruta, gestión de los pagos a los transportistas, gestión de los tiempos de operación, manejo de estadísticas y reportes, entre otras.

El inconveniente que suele presentar un TMS (Transport Management System) es su nivel de complejidad; en muchos casos termina volviendo a presentar las dificultades de sistemas más convencionales, debido a que requieren nuevamente personal especializado en su uso para desarrollar una gran cantidad de tareas.

Por esta razón se vuelve más recomendable adquirir una herramienta que facilite sus funciones al usuario. Tal es el caso de PlannerPro by Beetrack y la versatilidad que ofrece en la administración de flotas vehiculares para despacho y entrega, asignando tareas, cronogramas, cantidades de entregas y, como tal, ofreciendo una opción de mayor control en la operación.

Cabe resaltar que aunque PlannerPro by Beetrack no es un TMS como tal, sí es una herramienta especializada en funciones específicas de gestión de transporte de mercancías. Cuenta con opciones especializadas para determinar variables como el nivel de tráfico, tiempos de descanso, la cantidad de trayectos por camión, y en particular para la última milla.