Cómo mantener tu flota vehicular bajo control

Si bien en Latinoamérica la tasa de penetración de sistemas de gestión de flota todavía es baja, cada vez más empresas se han ido adaptando y tomando servicios externos para el control de sus flotas vehiculares.

Las flotas de camiones y vehículos necesitan una serie de herramientas que permitan monitorear el desempeño y la seguridad de las unidades que la componen, con servicios y tecnologías de cada vez más fácil acceso.

Las aplicaciones que ofrecen estas nuevas tecnologías de servicios “en la nube” (SaaS), permiten tener claridad de la ubicación de los vehículos, gracias a la tecnología de posicionamiento global (GPS), las rutas recorridas por éstos, planificación de rutas, seguimiento en línea y en tiempo real, visibilidad y permanente retroalimentación, tanto con la empresa como con el transportista.

Sin embargo, no todas las empresas han considerado la alternativa de actualizarse y contar con estos servicios de control de flota digital, que permite tener un mayor y más rápido control de los procesos en ruta de cada uno de los vehículos.

Hoy existen sistemas que ayudan a agilizar los procesos, permitiendo llevar el control y administración de una mejor manera, vinculados estrechamente con el mejoramiento de la gestión en su totalidad.

Seguimiento con planillas de Excel: un método tradicional

El control de flotas vehiculares con planillas Excel, es un método que todavía sigue siendo utilizado por diversas empresas del rubro logístico.

Este sistema permite llevar de forma manual el control de reparaciones, gastos, mantenimiento de los vehículos y seguimiento de procesos logísticos, por medio de hojas de cálculo.

Las compañías habitualmente deben crear un departamento encargado exclusivamente de la flota de vehículos y todas las actividades relacionadas con la misma, además de contratar un asistente que se encargue de realizar las actividades administrativas y de seguimiento de los vehículos.

Las planillas de Excel almacenan el control de los clientes internos de cada empresa, donde el asistente encargado es el responsable de monitorear constantemente cada proceso, en ocasiones realizando llamados telefónicos a los transportistas, para así mantener actualizados los estados de la flota y velando por un proceso logístico acorde con las necesidades de cada empresa.

Se recomienda también llevar un informe de las unidades que se encuentran operativas, el estado y usuario al cual se le asignó, con el fin de optimizar el proceso y alivianar la carga del encargado de control de flotas.

Trabajar con estas bitácoras de seguimiento, no conlleva gastos adicionales para las compañías, ya que las planillas pueden ser descargadas de forma gratuita en cualquier computadora con sistema operativo Windows.

¿Qué beneficios trae para mi empresa trabajar con una tecnología SaaS?

En base al punto anterior, podemos concluir con que la administración y control de flotas es algo que requiere invertir bastante tiempo y es muy laborioso, pero actualmente no tiene por qué ser así. Solo depende de que las empresas con metodologías de trabajo tradicionales se atrevan a dar el primer paso.

Los software y herramientas disponibles en el mercado para el control de flotas vehiculares son sumamente sencillos de usar. A pesar de la gran carga tecnológica aplicada en ellos, las herramientas son intuitivas y no requieren de muchas instrucciones, salvo en aquellas destinadas a tareas más avanzadas.

Con estos sofisticados sistemas de control de flotas “en la nube” para monitorear la locación y rendimiento de los vehículos, es posible controlar los costos de cada recorrido mientras se generan ganancias en la productividad de las operaciones, lo que finalmente se ve reflejado en las ventas de las empresas.

Comunicación en terreno y transparencia en tus operaciones logísticas

Obtener una ventaja estratégica desde la relación con clientes leales requiere de una verdadera diferenciación en la experiencia que ofreces. En muchos casos, esto incluye no solo tener grandes productos a precios competitivos, sino también depende de la calidad de tus entregas, un servicio personalizado y un nivel de respuestas y colaboración muy alto” —Bain & Company Brief, February 2014

Para servicios de entregas de última milla, estas herramientas llevan el control de los clientes tanto internos como externos de las empresas, notificando en tiempo real acerca de los estados de los envíos de los despachos, y otorgando visibilidad en cualquier momento que sea necesario.

Además, la tecnología integrada, permite actuar a tiempo y solucionar problemas anticipándose a las acciones del cliente final, por la inmediatez de la entrega de información.

Por ejemplo, si al momento de realizar una entrega y revisar el estado del producto en el destino, ocurre que éste se encuentra dañado, el transportista enviará una notificación al sistema, informando de manera inmediata al servicio de postventa o atención al cliente sobre la situación.

De este modo, será la empresa quien se pone en contacto con el cliente final, y no el cliente con la empresa, adelantándose al llamado de un consumidor disgustado y ofreciéndole soluciones de manera oportuna, para así mantener el lazo de confianza con la marca.

Seguridad para ambas partes

“Las empresas que externalizan su cadena de suministro como una estrategia, pueden conseguir hasta un 70% de mejores resultados” - PWC

Otra de las ventajas de utilizar estos sistemas, es que, al tratarse de un programa automático, se ofrece mayor seguridad tanto para los transportistas como para los mismos clientes -a diferencia de lo que ocurre con el uso de planillas manuales- no se necesita depender de una persona que realice llamados a los conductores en ruta, lo que podría incluso generar accidentes.

Otro factor relevante al momento de aplicar sistemas de seguimiento en línea, es que los transportistas, al saber que están siendo monitoreados en cada proceso, tendrán a comportarse de la manera más adecuada, conduciendo con mayor seguridad y cumpliendo con los horarios de entregas, mejorando la productividad y otorgando satisfacción al cliente final.

A medida que el número de consumidores familiarizados con la tecnología aumente, las compañías que trabajan con última milla podrán el ritmo al ofrecer productos y servicios que se ajusten a los nuevos estilos de vida y necesidades de sus clientes. En muchos casos esto también significa tener una aplicación web o de teléfono que permita a los consumidores ver el estado de sus entregas, información sobre su cuenta, comunicación instantánea con su proveedor, entre otras funcionalidades.