Los secretos de los costos ocultos en logística

 

En logística existen costos directos, costos indirectos y los costos ocultos. Los cosos directos se generan cuando las empresas establecen mecanismos de control para conocer con exactitud la cantidad del costo total dirigido al producto o servicio, como por ejemplo materias primas, insumos y mano de obra directa.

Los costos indirectos en cambio, son aquellos que no se ven afectados por el nivel de producción pero que siempre hay que contabilizar. Por ejemplo, el arriendo de instalaciones o equipos, gastos generales de administración, seguros, mantenimiento, entre otros.

De acuerdo con la Secretaría de Economía (SE), en la Evaluación del Desempeño de las Cadenas de Suministro en México de 2010, se estima que las grandes empresas dedican entre 6% y 7% de su facturación al costo de almacenar, distribuir y la logística inversa, mientras que las empresas más pequeñas destinan promedios tan altos como el 30%

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Actualmente, la facturación para gastos de transporte por lo general es automática, sin embargo, eso no quiere decir que no existan un margen de error, en procesos tales como la ubicación de los pedidos, el etiquetado, el envío y facturación.

Es esencial contar con un servicio tercerizado que dedique todos sus esfuerzos en optimizar los procesos que puedan generar costos ocultos, y esto es aplicable tanto en grandes empresas como en Pymes.

Los verdaderos costos logísticos

Los costos en logística son variables, no fijos, por lo que cualquier categoría de costo logístico está sujeta a los esfuerzos de cada empresa.

En este sentido, el análisis de costos logísticos es un paso fundamental para descubrir cualquier costo logístico que no se ajuste a las necesidades y expectativas de la compañía. De hecho, es lo primero que se debe hacer para implementar una estrategia de gestión de costes de logística completa.

Los costos ocultos se generan la mayoría de las veces, por entregas que no se realizaron, que se realizaron fuera del tiempo acordado, o bien, por una mala planeación de la ruta de entrega, lo que podría ocasionar, por ejemplo, un consumo adicional de gasolina, generando gastos no previstos y que luego deben ser recuperados.

Una buena gestión de los costos en logística puede ahorrar un significativo porcentaje en cada transacción logística que realice. Revisemos a continuación los 4 costos ocultos más habituales en la logística.

1) Errores de los transportistas

El error de los transportistas es habitualmente la causa más grande de costes prevenibles en el mundo de la logística. La mayoría de estos errores pasarán desapercibidos durante meses o incluso años, porque son el resultado de un error humano y no reflejan un patrón de comportamiento sistemático que pueda ser fácilmente detectado.

El descubrimiento de este problema por lo general requiere una visión de un sistema que otorgue visibilidad en tiempo real a todos los despachos.

Y para evitarlo, es importante realizar una adecuada planeación logística de las entregas que harán los empleados, consolidando la entrega de diferentes pedidos en una sola área, lo que evita los largos desplazamientos y da un par de minutos extra entre cada entrega.

“Obtener una ventaja estratégica desde la relación con clientes leales requiere de una verdadera diferenciación en la experiencia que ofreces. En muchos casos esto incluye no solo tener grandes productos a precios competitivos, sino también depende de la calidad de tus entregas, un servicio personalizado y un nivel de respuestas y colaboración muy alto” Bain & Company Brief

2) Excepciones de envío

Una excepción de envío es una situación que ocasiona que la entrega de un producto deba reprogramarse. Las excepciones, como por ejemplo una dirección incorrecta, o la ausencia del cliente en casa, pueden ocurrir por diversas razones y se explican en la información detallada del envío.

Como vemos, las excepciones de envío pueden surgir de una serie de causas, pero el motivo principal es la insuficiente "visibilidad" de los procesos orientados a la logística. Una mayor visibilidad equivale a una inteligencia más accionable para los administradores de envío, lo que permite evitar las excepciones de envío. Por lo general, esto requerirá un cambio radical en la tecnología que utiliza para manejar su análisis de negocio.

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3) Costos por obsolescencia

Estos son costos generados por de cambios de tendencia repentinos en el interés de los clientes por un producto y/o servicio. Principalmente, esto ocurre con productos tecnológicos, donde los continuos avances y cambios se dan con mayor rapidez.

Lo mismo ocurre con productos de temporada, que deben ir variando cada cierto tiempo. Es finalmente la necesidad de venta rápida lo que obliga a las compañías a incurrir en una serie de costos ocultos y no previstos.

4) Costos de comunicación

El trabajo móvil en terreno ya es una tendencia, pero va aumentando cada día en el mundo de la logística y los procesos de despachos. La volatilidad del mercado actual, además de los cambiantes gustos de los consumidores, está generando que las empresas deban adaptarse a este tipo de gestión en terreno con tecnología móvil.

Esa tendencia se traduce en contratar servicios en la nube, donde los transportistas tendrán la posibilidad de estar completamente alineados con un Smartphone y una cuenta de Internet entre los proveedores y los clientes.

Evaluar quiénes realmente necesitan tener todas las facilidades que ofrece la movilidad y adquirir los equipos, servirá para evaluar si la relación costo – beneficio es positiva y rentable, además de anticiparse a posibles costos ocultos por errores en los procesos de entrega.

A nivel general, y considerando los puntos anteriormente mencionados, los costos ocultos se pueden evitar tomando en cuenta las siguientes medidas:

-Realizar una adecuada planeación logística de las entregas.

-Consolidar la entrega de diferentes pedidos en una sola área.

-Evitar los largos desplazamientos.

-Comunicación directa con la flota de transporte y clientes finales

-Reportes e Informes en tiempo real respecto al desempeño operacional

-Capacidad de medir y analizar niveles de satisfacción de los clientes

-Re-diseño del proceso logístico.

-Comunicación de información.

-Retroalimentación.

                          [Profundiza sobre estos puntos aquí]

Los denominados costos ocultos están presentes en la mayorí­a de las Pymes y grandes empresas. La clave es detectarlos a tiempo a través de distintas mediciones que automaticen los principales procesos de la firma y, lograr así, la reducción o eliminación de estos gastos innecesarios.

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