Ejemplos de estrategias de almacenamiento en logística

Las estrategias de almacenamiento son técnicas sencillas de aplicar pero con un gran impacto sobre el nivel de eficiencia y la calidad de servicio de una empresa. Por ello, como almacenista o coordinador de logística, es importante darle prioridad a las prácticas de mejora continua dentro de la bodega.

Tomemos en cuenta que, de acuerdo al estudio Venta Online en Pymes, el 77% de los negocios que venden por internet cuenta con un almacén propio. Esto quiere decir que, si todas estas empresas descuidan la manera de organizar y administrar el espacio en sus almacenes, corren el riesgo de que la preparación de mercancía retrase el tiempo de entrega y que los productos lleguen al cliente en condiciones poco favorables.

Con la idea de prevenir esto, presentamos 7 estrategias de almacenamiento en logística. Para que así puedas aplicar una metodología de trabajo enfocado a ofrecer un servicio de alta calidad a tus clientes, dirigida también al crecimiento continuo para tu negocio.

¿Qué son las estrategias de almacenamiento?

Las estrategias de almacenamiento son un conjunto de técnicas y prácticas cuyo propósito es mejorar  la organización y control espacial en el proceso de almacenaje dentro de las bodegas.

Es decir que dentro de la logística de almacenamiento, estas estrategias se aplican con el objetivo de agilizar y reducir el tiempo de ingresar y extraer la mercancía, mejorar la eficiencia y productividad, así como incrementar la seguridad del personal durante la preparación de pedidos, el mantenimiento de los insumos, el control de inventario, etc.

Importancia de elegir estrategias de almacenamiento

La implementación de estrategias de almacenamiento en logística permite no solo generar operaciones de almacén más rápidas y eficientes, sino que a gran escala garantiza el flujo continuo de productividad de toda la cadena de suministro.

Para hacernos una idea, nada más en Colombia las actividades de almacén representan el 29,3% del costo logístico, superado solo por el 30,7% de las actividades de transporte (Encuesta Nacional Logística 2020). Esto quiere decir que al tratarse de una de las principales actividades dentro de las funciones de la logística, descuidar la organización y el desempeño de las bodegas puede afectar todo el flujo abastecimiento.

Por esta razón, cuando no se da prioridad a implementar las estrategias de almacenamiento adecuadas la compañía termina exponiéndose a quiebres de stock, pérdidas de ventas, daños a los insumos por mantenimiento deficiente, etc. Lo que representa pérdidas tanto materiales como financieras y, además, incrementa los costos de almacén para la empresa.

7 estrategias de almacenamiento en logística

Prevenir cualquier desajuste en el funcionamiento de una bodega depende de aplicar las estrategias de almacenamiento acertadas. En este sentido, aunque cada empresa varía respecto a sus objetivos y necesidades, existen prácticas que pueden potenciar las operaciones de almacén y logística dentro de cualquier organización.

Dentro de estas estrategias de almacenamiento en logística tenemos las siguientes:

Estrategia de almacenamiento #1: almacenar los productos verticalmente

Comencemos con una de las estrategias de almacenamiento y distribución más implementadas para aprovechar el espacio físico. Independientemente del tipo de almacenamiento, uno de los patrones más acertados es distribuir la mercancía verticalmente, lo cua evita daños a los productos y así como a los distintos sistemas de almacenamiento con los cuales se cuenta en e l local.

Es decir, guardar los insumos de manera vertical dentro de la distribución de un almacén va a permitir liberar el espacio físico de modo que sea más fácil movilizarse entre las estanterías con o sin equipo de carga. También evitará pisar o generar cualquier otro tipo de daño a la mercancía debido al apilamiento de esta. 

Estrategia de almacenamiento #2: productos pesados a nivel de la cintura

Una de las funciones del departamento de almacén es establecer prácticas que garanticen la seguridad del personal y el cuidado óptimo de la mercancía. En este sentido, cuando se habla del manejo de material pesado lo correcto es que aquellos productos pesados no deben guardarse en lugares altos, pues esto podría generar  accidentes, daños al personal y al material, así como la necesidad de invertir en equipo especializado. 

Una de las estrategias de almacenamiento a implementar en este caso puede ser empezar a ubicar los objetos grandes y pesados en lugares bajos o, bien, a nivel de la cintura. De esta forma, será más sencillo ingresar y extraer este tipo de materiales.

Estrategia de almacenamiento #3: organizar por característica similares

Una de las estrategias de almacenamiento  y distribución más aplicadas ha sido organizar la mercancía según el tipo de producto. Sin embargo, este criterio no siempre permite aprovechar correctamente los espacios dentro de la bodega. 

Para poder desarrollar un sistema de organización eficiente, es posible tomar como criterios adicionales al tipo de producto el tamaño, la forma y el tipo de material. El objetivo de esto es abarcar todo el estante, sin que se dejen lugares sin usar porque los insumos son de “categorías diferentes”.

Así, no solo será posible aprovechar el espacio de forma segura, sino que además se optimizarán las rutas internas de almacenamiento al disponer un espacio más amplio para el traslado.

Estrategia de almacenamiento #4: ubicación específica para cada producto

En esta cuarta estrategia de almacenamiento en logística la idea es asignar una ubicación específica dentro de la bodega a un producto o familia de productos, es decir asignar una zona particular del local a cada categoría de productos diseñadas.  De modo que, por ejemplo, al momento de realizar el conteo de algún insumo, el personal no tenga que dirigirse a distintos estantes a lo largo del local.

Para facilitar la detección de la zona para cualquier producto, dentro de las funciones de los inventarios se debe señalar y codificar todos los datos de su estadía en la bodega para facilitar el conteo, la interpretación del inventario y minimizar errores de recolección y control de productos. 

Estrategia de almacenamiento #5: cross docking

Dentro de las estrategias de almacenaje y distribución de productos, el cross docking es una técnica gestionada a través de sistemas WMS (Sistemas de Gestión de Almacén), y que consiste en movilizar rápidamente un producto desde la zona de descarga de la bodega hasta la zona de salida reduciendo el tiempo en que este permanece en las estanterías.

Esta práctica permitirá eliminar o disminuir considerablemente aquellas operaciones de almacenaje y mantenimiento para insumos de mayor rotación y demanda. Por lo tanto, para aplicar esta estrategia de almacenamiento es importante evaluar las condiciones físicas de la bodega a modo de garantizar un cross docking eficiente y oportuno, así como también evaluar cuáles son los productos que se ajustan mejor a esta dinámica.

Estrategia de almacenamiento #6: organizar con la regla del 80/20

Otra de las estrategias de almacenamiento más eficientes se apoya en un método de clasificación de inventario basado en la Ley de Pareto, según la cual si mantenemos al alcance el 20% de los productos con mayor rotación, esto representará 80% de los beneficios para la empresa.

Con esto en mente, el objetivo es tener a la mano aquellos productos con mayor rotación dentro de la bodega. De esta forma, se reduce el tiempo de las actividades logísticas para el ingreso, búsqueda y extracción de estos productos que tienen mayor solicitud. Reservando de esta forma un área para mayor movilización y otra más despejada, para aquellos materiales con menor movilización.

Un proceso que facilita la gestión de este tipo de distribución es el inventario cíclico o rotativo, el cual consiste en hacer seguimiento periódico a los productos de forma mensual, semanal o diaria dependiendo de la demanda de los mismos dentro del almacén. Previniendo así que se acumulen insumos obsoletos, se retrasen operaciones o terminen ocurriendo errores de conteo al momento de calcular el inventario final.

Estrategia de almacenamiento #7: reubicación de excedentes

Como última estrategia de almacenamiento, la reubicación de excedentes consiste en  aprovechar el espacio físico de un estante para determinar fácilmente el estado del inventario del producto asignado a dicha estantería. 

Por ejemplo, si en un almacén existe un exceso de producto A1, y este no cabe en el lugar correspondiente, los productos que sobren pueden organizarse en la parte superior del estante asignado a dicha mercancía. 

Lo ideal es colocar a este exceso de productos un identificador con la fecha de ingreso, número de lote, etc. De esta manera, también se agilizará la detección de irregularidades, flujo de mercancía y la preparación de pedidos.

Ejemplos de estrategias de almacenamiento

La mejor forma de entender cómo funcionan realmente las estrategias de almacenamiento, es a través de casos de éxito. Por esta razón, presentamos algunos ejemplos de estrategias de almacenamiento aplicadas por CIAL Alimentos, una empresa de consumo masivo con más de 50 años en el mercado chileno.

Para la distribución de sus productos a todo el territorio de Chile, la compañía cuenta con al menos 19 centros de distribución y 300 camiones de reparto. Lo que hasta el momento le ha permitido realizar entregas en un tiempo máximo de 72 horas.

Respecto al almacenamiento de mercancía, esta empresa aplica un modelo cross docking, el cual además de permitir aligerar el uso del espacio físico, también ayuda a mantener los alimentos frescos, en buenas condiciones el tiempo que permanecen dentro de los almacenes. Asegurándose así, de que lo que se recibe de la fábrica llegue en el menor tiempo posible al cliente final.

Para potenciar esta estrategia de almacenamiento, se apoya en tecnologías de última generación como un sistema de gestión de materiales (MMS), el cual controla y gestiona todos los movimientos de material dentro de la bodega. 

Al contar con una metodología enfocada al cliente, a este WMS se integran programas que optimizan la programación y seguimiento de las entregas en el proceso de última milla. Al hacer uso de herramientas como PlannerPro by Beetrack, la compañía puede optimizar la planificación de rutas logísticas para cumplir plenamente con la ventana horaria de entrega al cliente.

Asimismo, con LastMile by Beetrack tanto el cliente como CIAL, pueden estar al tanto de lo que sucede en la ruta de entrega en todo momento gracias al sistema de localización a través del smartphone del conductor. Además, esta herramienta permite aplicar encuestas de satisfacción lo que funciona como una canal de retroalimentación y control de calidad para la compañía.

Un aspecto que destaca CIAL Alimentos es que esta combinación de estrategias de almacenamiento ha permitido conectar y abrir una comunicación fluida entre el cliente, el área comercial y las áreas de infraestructura y distribución. Todo esto, en beneficio del consumidor final, disminuyendo el porcentaje de rechazos y facilitando el reconocimiento de las oportunidades de mejora.