Departamento de logística: funciones, objetivos y organigrama

La principal función del departamento de logística dentro de una empresa es la planificación y gestión de todos los flujos que van desde el inicio de la producción de un producto hasta el cliente final, pasando por procesos de almacenamiento de estos para su posterior distribución. Estos son algunos de los conceptos básicos de logística que se abordarán a lo largo del artículo

Objetivos del departamento de logística

No importa si la empresa es pequeña, mediana o grande, lo ideal es que para su buen funcionamiento, cumpla los siguientes objetivos del departamento de logística:

• La generación de valor
• Optimización de costos
• Reforzamiento de relación con el cliente
• Mejora del servicio
• Rapidez en las entregas
• Evitar quiebres de stock e impacto en el medio ambiente, entre otros objetivos de una empresa de logística.

Dos de los factores claves para el departamento de logística, son la rapidez de entrega y el reforzamiento de relación con el cliente. La primera porque la inmediatez y obtener el producto cuanto antes es lo que el usuario espera, y la segunda es con el propósito de desarrollar la fidelización del cliente a través de un buen servicio.

Funciones del departamento de logística

Las funciones y actividades de logística por lo general son siempre las mismas, sin embargo puede ir variando de empresa en empresa. A continuación se señalan las principales funciones de la logística:

Almacenamiento de productos

Corresponde a una de las principales funciones del departamento de logística, ya que es un proceso que se realiza en las mismas dependencias de la empresa, o bien a veces se externaliza el servicio. En este sentido, el objetivo del departamento de logística es realizar la mayor coordinación posible entre los métodos organizativos del almacenaje y los sistemas de información logística e informática para obtener el mejor resultado para el cliente.

Inventario

Dentro del proceso de almacenaje que realiza el departamento de logística, se encuentra el control del inventario. Esta función consiste en saber el detalle específico de toda la mercancía que se encuentra en el almacén, su tipología y unidades disponibles. Además de saber cuándo, qué, a quién y dónde se moviliza esa mercancía, el orden del inventario ayuda a minimizar las diferencias de productos que puedan existir.

Procesamiento de las órdenes de compra

Esta función del departamento de logística es el proceso en el cual se recogen todas las órdenes de compra de los clientes. Estas pueden llegar a través de sistemas automáticos, o bien en órdenes de compras que son digitadas o ingresadas al sistema de la compañía. Luego se procesan en el sistema y se ve cuánto producto hay disponible para despachar y cuánto no. Finalmente después de verificar si existe lo suficiente para abastecer el pedido del cliente, se planifica la entrega de ese producto según la solicitud.

Armado de cargas (picking)

Una vez que la orden de compra fue ingresada en el sistema, comienza la organización para el armado de la carga, es decir, se comienza a buscar el producto en los centros de distribución o almacenes para que sea despachado al cliente. Luego de la búsqueda de las unidades, se arma la combinación de cargas que conforman el pedido. 

Transporte y entrega de productos

Función a la que también a veces se le llama la operación logística de “última milla”, corresponde al proceso de trayecto que recorre un producto antes de ser entregado al cliente. Y para que esto ocurra, se deben involucrar tareas como la elección de la ruta, elección del transporte adecuado, el cálculo de la inversión que esto significa, entre otras variables bajo los mismos objetivos de logística.

Seguimiento de transporte

Usualmente el seguimiento de transporte se realiza a través de un área de logística que cuenta con sistemas tecnológicos para optimizar procesos, controlar a los transportistas y localizar la carga en cualquier momento en tiempo real. Esto reduce costes y mejora procesos logísticos, mejora el rendimiento, obtiene visibilidad, minimiza retrasos y entrega una visualización de los productos.

Logística inversa

En el departamento de logística, esta función consiste en una etapa de la cadena de suministro que ocurre después de la entrega del producto al cliente final a través de una logística integral, y su objetivo es devolver el producto desde este hasta el distribuidor o el proveedor. Generalmente esto ocurre por diversos motivos, como por ejemplo; producto en mal estado, insatisfacción del cliente, retraso en los envíos, entre otras.

Trazabilidad 

Dentro del departamento de logística y operaciones está la función de Trazabilidad, que permite conocer todo el trayecto que el producto ha recorrido desde su fabricación hasta el cliente final. Además, es la localización de los productos en el espacio y en el tiempo (incluso en tiempo real), lo que permite realizar una reconstrucción del proceso de producción, almacenaje, transporte, distribución y venta.

Indicadores de satisfacción del cliente

Para poder evaluar qué tan satisfecho está nuestro cliente, utilizamos los indicadores de satisfacción del cliente, que son los que nos ayudan a identificar las alerta.

Organigrama del departamento de logística

Dentro del departamento de logística y operaciones de cualquier empresa mediana a grande, los principales perfiles profesionales que podemos conseguir en el organigrama del departamento de logística son los siguientes: 

• Gerente de Logística o Gerente de Operaciones quien está a cargo de planificar y dirigir todas las áreas que componen el departamento logístico de una empresa y el ciclo de pedidos.
• Jefe Operaciones Logísticas o Jefe de Centro de Distribución: se encuentra dentro del organigrama del departamento de logística y tiene a cargo las distintas etapas de un producto; desde su producción hasta la distribución final.
• Jefe de Transportes o Unidad de Transportes: de quien depende la gestión de las flotas de transporte, la planificación y estratégica de los procesos de entrega.
• Jefe de Compras: persona responsable de las relaciones con los proveedores y compras de insumos o materias primas para el proceso de producción.
• Jefe de Logística Inversa: está a cargo de las políticas de distribución física y puntos de venta, políticas de servicio al cliente, ciclo de vida del producto y opciones de modalidades de reciclaje en el departamento de logística.
• Coordinador de Logística: es la persona que ayuda a promover el desarrollo de actividades y coordinación de transporte del departamento de logística. Se asegura que los procesos y tiempos programados se cumplan.

Sin embargo, no existe un organigrama del departamento de logística que sea estandarizado para todas las empresas, ya que este dependerá del tamaño de esta y el sector, entre otras variables.

Como se puede ver, el departamento de logística es una de las áreas más relevantes de la compañía y no solo en términos de planificación, gestión y logística de almacenamiento, sino también para posicionar de mejor manera la empresa frente a los clientes.