Logística de abastecimiento o aprovisionamiento: ejemplo y función

La logística de abastecimiento es uno de los conceptos básicos de la logística de cualquier empresa. Dominarlo en su totalidad brinda oportunidades para impulsar las ventajas competitivas de tu compañía, tanto a nivel de productividad como en términos de rentabilidad. 

Si tomamos en cuenta que, de acuerdo a datos de la encuesta de Emerging Markets Index, la capacidad de transporte de abastecimiento fue el segundo proceso que experimentó una interrupción significativa debido a la situación por la COVID-19. Por ende, se trata de un área que requiere de innovación y desarrollo estratégico para afrontar futuras situaciones de inestabilidad.

Por ello, te presentamos todo lo que debes saber sobre la logística de aprovisionamiento para que puedas desarrollar estrategias que te proporcionen ventajas dentro de un mercado comercial tan variable.

¿Qué es la logística de abastecimiento?

La logística de abastecimiento consiste en una serie de operaciones encargadas de gestionar el requerimiento de suministros para los procesos de fabricación y/o venta de materias primas, así como de productos semielaborados y elaborados. La idea del aprovisionamiento en logística es que estas operaciones se desenvuelvan de tal forma que se disminuyan los tiempos de entrega y los precios de transporte.

Función de la logística de abastecimiento

La función de la logística de abastecimiento se relaciona con optimizar el desarrollo de la primera fase de la cadena de suministro, es decir, el planeamiento de insumos. Esto con el objetivo de alcanzar un óptimo desenvolvimiento de la cadena de valor hasta la fase de entrega final.

En este sentido, podemos agrupar las operaciones de la logística de abastecimiento en tres funciones principales:

• Adquisición de insumos: se refiere al proceso de planeación y compra de los materiales requeridos por el departamento de producción, o bien por el departamento de ventas. Dentro de estas operaciones, se deben establecer relaciones estratégicas con proveedores y acordar los plazos de entrega a fin de obtener la mejor calidad de insumos, al menor costo posible.
• Almacenamiento de mercancía: al encargarse de hacer llegar los insumos al departamento de producción y/o comercio, también debe integrarse a la logística de almacenamiento. Lo que significa alojar los materiales o productos ya elaborados, que serán utilizados para su procesamiento o entrega a los consumidores.
• Gestión de inventario: por otro lado, al tener que manejar grandes cantidades de mercancía, la logística de aprovisionamiento cumple la función de llevar el control de inventario de las existencias de insumos. Es decir, evaluar la rotación periódica de los pedidos para cubrir los requerimientos de la demanda.

Importancia de la logística de aprovisionamiento

La importancia de la logística de aprovisionamiento va más allá de agilizar la compra, almacenaje y transporte de materiales. Pues se trata de un pilar fundamental que garantiza el máximo desempeño de la cadena de suministros, al prevenir cualquier tipo de estancamiento en el flujo del inventario y los quiebres de stock. Esto gracias a que mantiene los materiales en movimiento, disminuyendo además los costos asociados con el almacenaje y mantenimiento de los mismos.

Por otro lado, la logística de abastecimiento permite establecer alianzas estratégicas con los proveedores, favoreciendo la obtención de información clave para el análisis de la previsión de órdenes y requerimientos de materiales. Lo que brinda mayor precisión en la cantidad de material adquirido, disminuyendo los gastos de transporte por abastecimiento de emergencia o movilización no planificada.

Esto último, aumenta también la precisión en los tiempos de toda la cadena de suministro. Es decir, que si se diseña un proceso de la logística de abastecimiento eficiente desde la primera etapa de adquisición de materiales, será posible obtener una mayor visibilidad de los tiempos de entrega para las operaciones de almacén y logística de última milla.

Mejorando así, tanto la calidad del producto como el servicio brindado al cliente y en consecuencia, la importancia de la logística de abastecimiento también tiene impacto sobre el objetivo de impulsar la reputación de la empresa dentro del mercado.

Características de la logística de abastecimiento

Las características de la logística de abastecimiento se relacionan principalmente con los requisitos que se deben cumplir para alcanzar los objetivos sobre la gestión y transporte de suministros a los departamentos de producción y comercialización. Por ende, la empresa que desee diseñar un proceso de aprovisionamiento eficiente debe contar con los siguientes requisitos:

• Proveedores estratégicos: establecer contratos con proveedores de alta calidad, para asegurar un producto al nivel de la demanda del consumidor y entregas a tiempo.
• Sistema de planificación de materiales: herramientas que facilitan la estimación de demanda a partir de datos históricos, así como el uso de MRP (Material Requirements Planning) o sistemas de planificación de los requerimientos de material.
• Unidades de carga: se debe contar con utensilios que se ajusten correctamente al tamaño de los lotes y al tipo de material para desarrollar una logística de abastecimiento eficiente que garantice la seguridad de los insumos, evitando cualquier daño a estos activos.
• Integración con el departamento de almacén: la logística de aprovisionamiento debe estar integrada a las funciones del departamento de almacén con ayuda de un sistema de planificación empresarial o ERP (Enterprise Resource Planning), para poder sincronizar la planificación de insumos, los traslados, la carga y descarga de materiales con la actividad de estos locales.
• Gestión de inventario: es importante determinar un método acertado para cumplir las funciones de los inventarios durante la adquisición y transporte de insumos. Por ejemplo, aplicar un inventario cíclico puede aportar mayor visibilidad de cuáles son los insumos que necesitarán abastecerse próximamente, en vez de calcular el inventario final.
• Visibilidad de transporte y carga: monitorear el traslado de los materiales en tiempo real a través de sistemas de información logística es clave para una logística de abastecimiento efectiva, ya que esto facilita saber si existe algún imprevisto durante las rutas de adquisición o entrega. Y así, tomar las medidas pertinentes para solventar estas situaciones.

Proceso de la logística de abastecimiento

¿Cómo se da el proceso de la logística de abastecimiento? Este proceso puede variar de acuerdo a la naturaleza de cada empresa. Lo realmente importante es desarrollar un proceso de aprovisionamiento que garantice un flujo eficiente de todo el ciclo empresarial.

Para ello, lo recomendable es que cualquier proceso de la logística de abastecimiento siga los siguientes pasos:

1. Recolectar información a través del inventario y registro de compras para la evaluación de la cadena de suministro, a fin de generar una estimación de demanda objetiva, evitando el efecto látigo a toda costa.
2. Identificar y contactar a los proveedores, establecer buenas relaciones con los mismos, tanto en factor de calidad como de costo.
3. Elaborar un inventario de unidades móviles y unidades de carga requeridas para la adquisición, transporte y almacenaje de materiales.
4. Diseñar rutas de transporte que aseguren la disminución del tiempo de traslado, del consumo de combustible y del desgaste de las unidades móviles.
5. Cargar o descargar la mercancía, siempre teniendo en cuenta la lista de existencias de insumos con sus características.
6. Evaluar el rendimiento, a través de análisis de la gestión de compras, la gestión de inventario y los sistemas de business intelligence integrados a software logísticos. Esto se realiza a modo de conocer cómo está funcionando la dinámica del proceso de aprovisionamiento, qué requiere mejorar y qué decisiones estratégicas se pueden implementar para optimizar su rendimiento.

Ejemplo de logística de abastecimiento (Coca-Cola)

Aunque existen numerosos ejemplos de logística de abastecimiento, tomemos en esta ocasión el caso de la logística de abastecimiento de Coca-Cola. Ya que la mejor forma de saber cómo funciona un proceso logístico eficiente es por medio de casos reconocidos.

Dentro de la logística de Coca-Cola se da prioridad a establecer asociaciones con proveedores locales, lo que minimiza el costo de tener que importar la materia prima al país donde se va a consumir el producto final. Además, cuanto menos tiempo tome a la logística de abastecimiento entregar los suministros a las plantas de producción mejor se desempeñará el resto de las etapas en la cadena de suministro.

Una vez el concentrado sale de la planta de fabricación, el transporte logístico distribuye esté producto semielaborado a las embotelladoras asociadas, donde se mezcla con otros y se obtiene los distintos productos finales.

Además, se sabe que la logística de abastecimiento de Coca-Cola aplica una serie de estrategias para asegurar la correcta entrega de insumos a los departamentos de producción y comercialización. Entre ellos:

• Tecnología de optimización de ruta, como los camiones Kenworth T880 de Coca-Cola FEMSA en México que cuentan con un sistema de asistencia vial y evitan la emisión de partículas de materia hasta un 33%, y hasta un 83% de gases como el óxido nítrico y el dióxido de nitrógeno.
• Evaluación de rendimiento por medio del análisis de las fluctuaciones de oferta y demanda, para elaborar inventarios de requerimiento de materiales más oportunos, a modo de ajustar la cantidad de mercancía y rutas de distribución.
• Seguimiento en tiempo real de las rutas de entrega, ya sea a través del registro con GPS de los camiones de reparto o apoyándose en software de monitoreo de los dispositivos Smartphone de los conductores.

Contando con estas estrategias dentro de su logística de abastecimiento, la empresa se desenvuelve lo suficientemente bien como para que, por ejemplo, Coca-Cola FEMSA despache hasta 2 millones de puntos de venta en 10 países dentro de Latinoamérica.

Aplicar una logística de abastecimiento estratégica y dinámica puede impulsar la calidad de servicio que recibirán tus clientes, ofrecer mejores precios y un mayor nivel de satisfacción al público. Lo cual mejora la imagen de la empresa al mostrar su compromiso e interés en ofrecer una cadena de valor enfocada en sus consumidores.