Cómo mejorar la administración de la bodega

Las bodegas, o almacenes logísticos, son las infraestructuras que son parte de los centros de distribución en las cuales se almacenan los productos y de donde se generan las guías de despacho para que los transportistas inicien las entregas, que pueden ser directo al consumidor (B2C) o hacia otra empresa (B2B). 

La administración de las bodegas debe ser lo más eficiente, flexible y dinámica posible, para asegurar un tiempo de respuesta reducido y satisfacer las demandas de los clientes. Y por eso, en el siguiente artículo, analizamos su importancia. 

La administración de la bodega

Considerando que estos recintos son utilizados por distintas industrias, una bodega debe adecuarse a las características del negocio. Por ejemplo, si cuenta con productos congelados, debería contar con sistemas de refrigeración; y para repartir productos, tiene que incluir compuertas o rampas para la carga de productos en los vehículos. 

Asimismo, la bodega puede almacenar productos terminados, como también materia prima, incluso partes del producto que siguen en proceso de fabricación para su posterior distribución. 

En cuanto a la ubicación, las empresas colocan sus centros de distribución según la zona donde tienen cobertura. También están instalando sus almacenes en sectores aledaños a las grandes ciudades. Por ejemplo, a solo 30 minutos de Madrid, en Illescas (Toledo), un lugar con solo 30.000 habitantes, compañías como DHL, H&M, Airbus, y Toyota tienen sus bodegas. Incluso Amazon se instaló aquí en 2017 y levantó una enorme infraestructura. 

En ese sentido, las compañías considerar factores importantes, tales como:

• Servicios de transporte
• Disponibilidad de fuerza laboral
• Cobertura de la demanda
• Planificación de rutas desde las bodegas
• Gastos operativos
• Conexión entre los centros de distribución

Procesos básicos de la bodega

Para una correcta administración de la bodega, es importante tener bien definido cuáles son los procesos básicos para que puedan funcionar de buena manera. Las etapas son: 

Recepción: Este proceso inicia cuando se notifica la llegada de productos nuevos para iniciar la coordinación de su recepción. Se debe contemplar la habilitación del espacio necesario, con andenes para la carga y descarga en que el vehículo dejará la mercancía. 

Es importante en esta etapa que se revise la carga para identificar si hay errores en el pedido o si el producto viene en malas condiciones. Una vez que se acepte la carga, es registrado en el sistema para comenzar su etiquetado y notificar su disponibilidad. 

Almacenamiento: Incluye el desplazamiento de la carga desde el área de acumulación hacia la zona de almacenamiento. Antes del desplazamiento, hay que designar un lugar de almacenamiento específico, para así determinar qué tan rápido será extraído en la etapa de picking. 

Cabe señalar que existen distintos métodos para almacenar. Uno de ellos es el almacenamiento caótico, donde no existen asignaciones pre-asignadas, sino que el producto se almacena según la disponibilidad del espacio. Este tipo de almacenamiento requiere de un funcionamiento optimizado de la bodega. 

El otro tipo de almacenamiento es el organizado, en que cada artículo tiene asignada una ubicación específica dentro de la bodega. Se recomienda su uso cuando existen pocos SKU dentro del inventario. Eso sí, este método no aprovecha eficazmente el espacio disponible y su gestión se hace de forma manual. 

Picking: Es el proceso de recogida de la mercancía, donde se extraen unidades o un empaquetado que contiene más de un producto.

Cuando un producto se requiere, debe ser extraído de su lugar de almacenamiento a través del picking, donde el responsable de la tarea cuenta con una lista de productos que debe recoger. 

Debido a que el picking es un proceso intensivo, su optimización y mecanización es fundamental para que el trabajo en el centro de distribución sea más eficiente. Aquí es clave el uso de tecnologías para automatizar procesos de picking, pues el desplazamiento de los productos suele tomar mucho tiempo, perdiendo así efectividad en la operación.

Proceso de Despacho: Consiste en trasladar los productos hacia los equipos de transporte, donde se debe registrar en el sistema de inventario lo que sale del centro de distribución. Previo a la carga, los productos se colocan en cajas o contenedores donde se escribe la información esencial para su despacho: origen, destino, contenido, entre otros. 

Los tipos de bodega de logística

Como señalamos anteriormente, hay distintos tipo de bodegas, entre las más comunes encontramos las siguientes:

Cross-Docking: La bodega es solo una etapa intermedia de los productos, pues una vez que estén listos, se agrupan en porciones menores y son despachados de manera directa al cliente. 

Refrigerados: Son almacenes cuya temperatura es adecuada y controlada para recibir productos o materia prima refrigerada. Se utilizan para almacenar alimentos (frutas, verduras, o productos congelados) o químicos. 

Bonded Warehouses: Estos recintos se utilizan para almacenar bienes como tabaco o bebidas, que son retenidos por restricciones aduaneras, hasta que se permita su distribución tras el pago de los impuestos correspondientes. 

Bulk Storage Warehouses: Son aquellos almacenes logísticos que cuentan con estanques para almacenar líquidos o productos secos, tales como el carbón u otros químicos. 

Beneficios de una buena administración de la bodega

El diseño de una bodega debe considerar distintos elementos para ser eficiente. Además, hay que tener en cuenta que la construcción de un centro de distribución requiere de una alta inversión. 

En ese sentido, un diseño debe buscar alcanzar eficiencia en los protocolos de operaciones y en la implementación de tecnologías para su gestión.

En tiempos en que el comercio electrónico penetra con fuerza en la sociedad, las bodegas deben estar preparadas para el ajetreo diario de las cadenas de suministro, donde reciben y despachan continuamente los cargamentos de proveedores o fabricantes para llegar, finalmente, al consumidor. 

En ese contexto, si las empresas tienen una bodega bien implementada, pueden conseguir distintos beneficios:  

• Cumplir exitosamente con las políticas de servicio al cliente
• Disminuir los tiempo de entrega 
• Economías de escala en transporte 
• Economías de escala en producción
• Espacio para transbordos 
  
  

Sistema WMS 

Existen distintas estrategias para mejorar la administración de la bodega. Una de ellas son los Sistemas WMS (Warehouse Management System, por sus siglas en inglés). 

Los WMS son soluciones integrales que permiten potenciar la gestión del almacén logística. Se trata de un software que automatiza diferentes procesos dentro del centro de distribución.

Es decir, este tipo de herramientas recopila información clave del funcionamiento logístico, luego la procesa para desarrollar toda la secuencia de trabajo en la bodega:  recepción-abastecimiento-producción-preparación de pedidos-expedición.

De esta manera, un WMS provee información para: 

• El control de inventarios.
• Ubicación de las existencias.
• La distribución de un almacén.
• Coordinación y optimización de los movimientos

Pero no basta con que una empresa incluya en sus operaciones un sistema WMS para mejorar la eficiencia de una bodega, pues también se necesitan integrar otros sistemas que permitan estar a la altura de los desafíos logísticos del siglo XXI.

Por eso la complementación de un WMS con un software de planificación logística, puede llevar la operación de una empresa al siguiente nivel. 

Y en ese ámbito, el software PlannerPro puede ser un gran aliado para mejorar el almacenamiento en una bodega. Pues permite diseñar y optimizar las rutas de despacho que salen desde las bodegas, además de realizar un monitoreo en tiempo real y apoyo al sistema de trazabilidad, logrando así mejores resultados para garantizar la satisfacción total del cliente.